Wat doet een data protection officer en heb je er als organisatie één nodig?

Wat doet een data protection officer en heb je er als organisatie één nodig?

Wat is een data protection officer?

Een data protection officer (DPO), ook wel functionaris voor gegevensbescherming genoemd, is een onafhankelijke toezichthouder binnen een organisatie die verantwoordelijk is voor de naleving van de privacywetgeving. Onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) zijn sommige organisaties verplicht om een DPO aan te stellen. Deze persoon bewaakt de verwerking van persoonsgegevens en rapporteert direct aan het management over risico’s en compliancemaatregelen.

Wanneer is een data protection officer verplicht?

Niet iedere organisatie hoeft verplicht een DPO in dienst te hebben. De AVG noemt drie situaties waarin een DPO verplicht is:

Overheidsinstanties en publieke organisaties

Alle overheidsinstanties en publieke organisaties, zoals gemeenten en scholen, zijn verplicht een DPO aan te stellen, ongeacht de aard van de gegevens die zij verwerken.

Regelmatige en stelselmatige observatie

Organisaties die op grote schaal individuen monitoren, bijvoorbeeld via online tracking of cameratoezicht, moeten een DPO hebben. Dit is vaak van toepassing op bedrijven in de technologie- of marketingsector.

Bijzondere persoonsgegevens op grote schaal

Worden er gegevens verwerkt over gezondheid, religie, politieke voorkeur of strafrechtelijk verleden van veel mensen? Dan is de aanstelling van een DPO verplicht. Denk aan ziekenhuizen of zorginstellingen.

Wat zijn de taken van een DPO?

Een DPO houdt toezicht op hoe organisaties omgaan met persoonsgegevens en of ze voldoen aan de AVG. Zijn of haar taken zijn onder meer het informeren van medewerkers over hun verplichtingen, toezicht houden op gegevensbescherming, adviseren over gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en fungeren als aanspreekpunt voor de Autoriteit Persoonsgegevens.

Moet mijn organisatie een DPO aanstellen?

Organisaties die niet wettelijk verplicht zijn tot het aanstellen van een DPO kunnen dit vrijwillig doen. Dit kan voordelig zijn, zeker als jouw organisatie werkt met veel persoonsgegevens of als dataverwerking een belangrijke rol speelt. Steeds meer bedrijven kiezen er bewust voor om een DPO aan te stellen als teken van transparantie en vertrouwen richting klanten.

Wat kost een data protection officer?

De kosten voor een DPO hangen af van of je iemand in dienst neemt of kiest voor een externe partij. Bij een interne medewerker betaal je het volledige salaris, terwijl een externe DPO mogelijk per uur of per maand factureert. Gemiddeld lopen deze kosten uiteen van enkele honderden tot duizenden euro’s per maand, afhankelijk van de complexiteit en schaal van jouw organisatie.

Wat als ik geen DPO aanstel terwijl dat wel verplicht is?

Een organisatie die verplicht is een DPO aan te stellen maar dit niet heeft geregeld, loopt risico op stevige boetes vanuit de Autoriteit Persoonsgegevens. Daarnaast kan het ontbreken van een DPO leiden tot onvoldoende naleving van de AVG, wat de organisatie reputatieschade en juridische problemen op kan leveren.

Tot slot

Een data protection officer draagt bij aan bescherming van privacy en vermindering van risico’s rond gegevensverwerking. Ook als jouw organisatie niet verplicht is tot het aanstellen van een DPO, kan het een strategische keuze zijn om wél iemand deze rol te geven. Je zet daarmee een belangrijke stap richting vertrouwen, naleving en veiligheid van persoonsgegevens.